Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Seguridad de la información: Implementa medidas robustas de seguridad cibernética para proteger los datos almacenados.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros fileísicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma substantial.
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Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta electronic enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos.
Almacenamiento ordenado y accesible: Garantiza que los documentos se almacenen de manera sistemática y se puedan recuperar fácilmente cuando se necesiten.
Ofrecer una visibilidad más completa y sin márgenes de error de los archivos y documentos almacenados por las empresas.
Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.
Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.
El software de gestión de riesgos de la cadena de suministro permite a una empresa coordinarse con proveedores, distribuidores, minoristas y socios asociados a traves de capacidades avanzadas de monitoreo y analisis de datos.
Manual de Usuario: Crear un handbook de usuario detallado que explique cómo utilizar el DMS, con ejemplos y respuestas a preguntas frecuentes.
Gestión documental Los retos de la gestión de repositorios electrónicos en organizaciones grandes
En cuanto Gestión Documental estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
Manage de versiones: Una vez activado el Regulate de versiones, cuando un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece como "checked out".